Jak wystawiać i przesyłać faktury –w formie tradycyjnej czy elektronicznie?

Jak wystawiać i przesyłać faktury –w formie tradycyjnej czy elektronicznie?

Elektroniczne faktury są dziś bardzo popularne, wciąż jednak wielu przedsiębiorców nie darzy ich pełnym zaufaniem. Czy w takim razie warto zdecydować się na tę formę wystawiania i przesyłania dowodów księgowych? A może lepiej pozostać przy tradycyjnych fakturach papierowych?

Początkującemu przedsiębiorcy za program do wystawiania faktur zwykle służy bloczek kupiony w sklepie z artykułami biurowymi i długopis.  Dopiero z czasem inwestuje w odpowiednie oprogramowanie. Gdy przedsiębiorca ma już dość ręcznego wystawiania faktur, przychodzi moment, w którym musi zdecydować o formie przesyłania tych dokumentów. Według przepisów może to robić w formie tradycyjnej – papierowej, i elektronicznej. Oczywiście nie musi decydować się tylko na jedną z tych opcji. Warto jednak zawczasu zastanowić się, która forma będzie korzystniejsza zarówno dla firmy, jak i dla klientów.

Spełnienie istotnych wymogów

Elektroniczna forma przesyłania faktur jest szybsza i tańsza. Jeśli sprzedajemy towar czy usługę klientowi z drugiego końca Polski, nie musimy tracić czasu i pieniędzy na znaczki i koperty. Według obowiązujących przepisów faktura elektroniczna może być przesłana nawet drogą mailową w formacie PDF, o ile zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści. I tu zaczynają się schody. Wymogi te w stu procentach spełniają tych e-faktury sygnowane certyfikowanym podpisem elektronicznym lub przesłane przez system EDI. Wprawdzie wielu przedsiębiorców z powodzeniem przesyła faktury w PDF-ach i doc.-ach i nie mają z tego tytułu żadnych nieprzyjemności, jednak inni mogą się tego obawiać. Wykupienie podpisu elektronicznego to pewien koszt, na który początkujący przedsiębiorca nie zawsze może sobie pozwolić. Nawet jeśli zdecydowalibyśmy się na wykupienie takiego certyfikowanego podpisu elektronicznego, nadal możemy spotkać kontrahentów nieufnych do tej formy.

Tradycyjne wciąż „na topie”

Zalet faktury tradycyjnej nie trzeba wymieniać. Jest to dowód, który dostajemy do ręki, z wyraźnie widocznym podpisem wystawiającego. Gdy mamy takie dokumenty, nie musimy obawiać się skutków kontroli. Przynajmniej część dokumentów zdecydowanie warto wystawiać w tej tradycyjnej formie i nigdy nie rezygnować z nich całkowicie, chyba że stanie się to globalnym standardem. Poza tym taką fakturę zawsze można wystawić, nawet jak zabraknie prądu i zepsuje się komputer.

Jak sobie klient życzy

Kluczem do sukcesu jest elastyczność. Jeśli możemy sobie pozwolić na wykupienie podpisu elektronicznego, sprawa jest o wiele prostsza – możemy przesyłać e-faktury tym, którzy sobie tego życzą, a innym dokumenty w formie papierowej. Z kolei gdy nie możemy sobie pozwolić na taki wydatek, dołóżmy wszelkich starań, aby wystawianie przez nas faktury przesyłane drogą elektroniczną były zgodne ze wszelkimi normami. Jeśli jakiś klient nie ma zaufania do PDF-ów i doc.-ów, nie naciskajmy. Nie można wykluczyć ewentualności, że nadgorliwy urzędnik kontroli skarbowej uprze się, by podważyć autentyczność pochodzenia i integralność treści przesłanej przez nas e-faktury.

1 Comment

  1. Ja jest za elektroniczną fakturą – ekologicznie i wygodnie.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *