Twoja pierwsza kasa fiskalna – podstawowe kroki

Contact An Agent

Kasa fiskalna – jeżeli obowiązujące przepisy zmuszają Cię do jej zakupienia, a nie miałeś nigdy wcześniej do czynienia z urządzeniami rejestrującymi – wybór kasy i wszystkie formalności mogą być wyzwaniem.

Każdego roku do grupy posiadaczy kas dołączają kolejni podatnicy – obligują ich do tego aktualizowane (nieraz kilka razy na rok) przepisy. Jeśli Ty również dołączyłeś do tego szczęśliwego grona podatników, nie przejmuj się! Użytkowanie kasy fiskalnej nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Pracownicy serwisów kas fiskalnych są zawsze otwarci na udzielanie pomocy i porad początkującym użytkownikom. Właściwe kilka praktycznych kroków pozwala osiągnąć sukces podczas użytkowania kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej.

Tanie kasy są dobre, bo są dobre i tanie?

Jaka kasa fiskalna będzie optymalna dla mojej firmy? Ile urządzeń rejestrujących potrzebuję? To podstawowe pytania przyszłego operatora – pytanie o cenę, chociaż uzasadnione, nie powinno przesądzać o naszym wyborze. Źle dobrany sprzęt, który nie będzie odpowiadał specyfice prowadzonej działalności na dłuższą metę okaże się niepraktyczny i po jakimś czasie – i tak będziemy musieli go wymienić na inny, ze względu na brakujące funkcje lub kiepskie parametry. Jaki asortyment oferujemy w firmie? Jak wiele pozycji sprzedażowych będziemy musieli zaprogramować w bazie towarowej? Ilu klientów przewidujemy obsługiwać dziennie? W jakiej lokalizacji i w jakich warunkach będziemy użytkować kasę fiskalną lub fiskalną? Ustalenie tych zasadniczych spraw powinno wskazać nam, jakie funkcje i parametry powinna posiadać kasa fiskalna, żeby odpowiadała indywidualnym potrzebom prowadzonej firmy. Ilość potrzebnych kas to raczej prosta sprawa – wiąże się zz ilością planowanych stanowisk kasjerskich. Można się jednak zastanowić czy nie będzie przydatna tzw. kasa rezerwowa, szczególnie w miejscach, w których często zdarzają się awarie zasilania. Na urządzenie rezerwowe warto zdecydować od razu, ponieważ zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT tylko wtedy podatnik  ma prawo do ulgi z urzędu skarbowego – nawet w wysokości 700 zł.

Formalności i tryb testowy

Kiedy już wybierzemy kasę należy dopełnić stosownych formalności: złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie pisemne o liczbie kas rejestrujących, które mamy zamiar użytkować oraz o adresie ich używania – zawiadomienie trzeba złożyć jeszcze przed fiskalizacją urządzenia (lub urządzeń). Zanim kasa zostanie zafiskalizowana przez uprawnionego pracownika autoryzowanego serwisu kas, może być użytkowana w trybie testowym. Pozostawienie kasy w trybie testowym pozwala na praktyczną naukę jej obsługi. Testowe użytkowanie jest też „bezpieczne” – w pamięci fiskalnej nie są wtedy zapisywane żadne informacje, a więc operacje na niej wykonywane nie będą rozliczane przez księgowość i nie zapłacimy za nie podatku.

Fiskalizacja

Fiskalizacja kasy to jednorazowy i nieodwracalny proces, którego dokonuje jedynie uprawniony serwisant. Fiskalizacja inicjuje działanie modułu fiskalnego i jest zakończona wygenerowaniem odpowiedniego raportu. W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy w urzędzie skarbowym złożyć wypełniony druk „Zgłoszenie kasy przez podatnika”.

Ulga podatkowa

Ustawodawca przewidział dla wszystkich podatników rozpoczynających rejestrowanie obrotów przy użyciu kasy fiskalnej ulgę podatkową. Oznacza to, że jeżeli w ramach naszej działalności gospodarczej nabywamy urządzenie fiskalne i robimy to po raz pierwszy, możemy otrzymać ulgę w wysokości nawet 90% wartości kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby móc skorzystać z tego przywileju, koniecznie należy terminowo dopełnić formalności opisanych powyżej i posiadać dowód wpłaty całości należności za dane urządzenie fiskalne. Podatnicy, którzy są płatnikami VAT, rozliczają ulgę w deklaracji VAT za okres, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie albo za okresy kolejne. Natomiast przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT składają wypełniony „Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej” w urzędzie skarbowym wraz z wymaganymi załącznikami. Zwrot przyznanej kwoty wpłynie na podane wcześniej konto podatnika.

Jeszcze numer ewidencyjny

Jakiś czas po złożeniu dokumentów z urzędu skarbowego przyjdzie pisemna informacja o nadanym numerze ewidencyjnym, który otrzymała nasza kasa lub drukarka fiskalna. Obowiązkiem podatnika jest wówczas nanieść numer ewidencyjny w sposób trwały i wyraźnie widoczny na obudowę urządzenia fiskalnego. Po wykonaniu tego ostatniego kroku, możemy wreszcie rozpocząć użytkowanie kasy fiskalnej – naturalnie zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.